Entegrasyon kelimesi neyi anlatıyor?
UYAP, yargının elektronik sistemidir ve avukatlar ona UYAP Avukat Portalı üzerinden e-imzayla girer. Büro programlarının UYAP ile resmi ve herkese açık bir veri arayüzü üzerinden konuştuğu bir düzen yoktur. Bu yüzden UYAP entegrasyonlu program dendiğinde anlatılan şey çoğunlukla şudur: program, avukatın kendi e-imzasıyla açtığı oturumu kullanarak portaldaki bilgiyi okur ve büronun kendi ekranında düzenler.
Bu tanım iki şeyi baştan söyler. Birincisi, bağlantı avukatın yetkisiyle sınırlıdır. Program, avukatın portalda göremediği hiçbir şeyi göremez. İkincisi, bağlantı e-imzaya bağlı olduğu için masaüstünde kurulur. Telefondan ya da yalnız tarayıcıdan çalışan bir programın UYAP'a doğrudan bağlanması beklenmemelidir.
Bu yüzden UYAP entegrasyonlu avukat programı arayan bir büro, ifadenin kendisine değil, arkasındaki davranışa bakmalıdır. Programın neyi, ne sıklıkla, hangi oturumla okuduğu ve okuduğunu nereye yazdığı, entegrasyonun gerçek tanımıdır. Aşağıdaki bölümler bu soruları sırayla ele alır.
Hangi bilgiler okunabilir?
Avukat Portalı'nda vekil olduğunuz dosyaların künyesi, tarafları, safahatı, duruşma günleri, evrakı ve UYAP bildirimleri görünür. Bir program bunları düzenli olarak okuyabilir ve yeni gelen evrakı ayrıca işaretleyebilir. İcra dosyalarında hesap, tahsilat ve tebligat bilgileri de okunur. Portalda ödenen harç ve masrafların makbuzları da çekilebilir ve büronun muhasebesine masraf olarak yazılabilir.
Önemli olan bu okumanın ne sıklıkla ve hangi düzende yapıldığıdır. Günde bir kez bütün açık dosyaların taranması çoğu büro için yeterlidir. Daha sık ve kontrolsüz okuma UYAP hesabının geçici olarak durdurulmasına yol açabilir. İyi bir program işleri tek sırada ve insan hızında yürütür, aynı hesaba aynı anda yüklenmez.
Okunan bilginin nerede durduğu da ayrı bir sorudur. Bazı programlar evrakın kendisini büronun arşivine kopyalar, bazıları yalnız listesini tutar ve belgeyi açmak istediğinizde UYAP'tan yeniden çeker. İkinci yol arşivin büyümesini önler, birincisi ise UYAP'a erişilemeyen bir anda bile belgeyi elinizin altında tutar. Büronuzun hangisini istediğine karar verin.
Program UYAP'ta işlem yapar mı?
Okuma ile işlem yapmak arasındaki farkı mutlaka sorun. Dilekçe göndermek, evrak yüklemek, harç ödemek gibi işlemler avukatın kendi iradesiyle ve e-imzasıyla yapılması gereken işlerdir. Bir programın bu işleri avukatın onayı olmadan yapması kabul edilemez. Programın UYAP'ta neyi okuyup neyi değiştirebildiğini açıkça yazması gerekir.
Toplu icra takibi açılışı bunun bilinen istisnası gibi görünür, ama orada da işlem avukatındır. UYAP, takip bilgilerinin XML dosyası olarak aktarılmasını kabul eder. Program bu dosyayı hazırlar, gönderme kararı ve e-imza avukattadır.
Okuma yapan bir programın da UYAP'ta iz bıraktığını bilin. Her okuma avukatın hesabıyla yapılır ve UYAP açısından avukatın kendi işlemidir. Bu yüzden programın hangi işi ne zaman yaptığını gösteren bir kayıt tutması, bir soru geldiğinde cevap verebilmenizi sağlar. Programın okuma sıklığını ve zamanını büronun ayarlayabilmesi de iyi bir işarettir.
Harç ve masraf tarafı
UYAP entegrasyonunun en çok zaman kazandıran ama en az bilinen tarafı paradır. Avukat UYAP'ta her gün harç ve masraf öder. Bu ödemelerin makbuzları portalda durur, ama büronun muhasebesine kendiliğinden geçmez. Çoğu büroda biri ay sonunda makbuzları tek tek açar, hangi müvekkile ait olduğunu bulur ve elle yazar.
Entegrasyonu olan bir program bu makbuzları seçtiğiniz dönem için çeker, müvekkile ve dosyaya eşleştirir, makbuz belgesini de kayda ekler. Daha önce kaydedilmiş ödeme bir daha gelmez. Bu iş her gün kendiliğinden yapılabildiğinde, masraf kaydı elle giriş olmaktan çıkar ve müvekkilin cari hesabı her gün günceldir.
E-imza ve PIN nerede durur?
UYAP bağlantısının güvenliği e-imzanın güvenliğidir. E-imza kartı ya da USB'si avukatın bilgisayarında takılı durur. Programın PIN'i saklayıp saklamadığını, saklıyorsa nerede sakladığını sorun. Doğru cevap, PIN'in yalnız avukatın kendi bilgisayarının şifreli anahtarlığında durması ve hiçbir sunucuya gönderilmemesidir. PIN'i kaydetmemek de seçenek olarak kalmalıdır.
Program UYAP şifresi ya da e-imza PIN'i isteyen bir web formu üzerinden çalışıyorsa dikkatli olun. Avukatın kimlik bilgisi büronun en hassas bilgisidir ve bir sunucuda toplanması, ihlal halinde bütün dosyalara erişim anlamına gelir.
E-imzası olmayan ekip UYAP'a nasıl erişir?
Bir büroda e-imzası olan avukat sayısı genellikle ekibin tamamından azdır. Katip, sekreter ve stajyer UYAP'ta çalışmak için ya avukatın bilgisayarını kullanır ya da e-imzanın elden ele dolaştığı bir düzen kurulur. İkisi de hem verimsiz hem risklidir.
Bunun daha düzenli bir yolu, e-imzası takılı avukatın UYAP'a bir kez girmesi ve ekibin bu oturuma e-imza olmadan bağlanmasıdır. Bu düzende kimin UYAP'ın hangi bölümünü açabileceğinin kişi kişi belirlenmesi önemlidir. Dosya sorgulama herkese açıkken, ödeme ya da evrak gönderme yalnız yetkili kişilere açık kalabilir. Avukatın bilgisayarı kapandığında ne olacağı da önceden bilinmelidir.
Evden ya da adliyeden çalışan avukat için de benzer bir soru vardır. E-imza ofisteki bilgisayarda takılıyken evdeki avukatın bir evrakı görmesi gerekir. Bu durumda evrakın ofisteki bilgisayara aldırılıp avukata ulaştırılması, e-imzanın taşınmasından çok daha güvenlidir.
Bağlantı koptuğunda ne olur?
UYAP zaman zaman bakımdadır, yavaşlar ya da bir hesabı geçici olarak durdurur. Bir programın bu durumlarda ne yaptığı, normal günlerde ne yaptığı kadar önemlidir. Okuma yarıda kalırsa kaldığı yerden devam ediyor mu, yoksa baştan mı başlıyor? Kullanıcıya ne beklendiğini söylüyor mu?
Ekranın sessizce donması en kötü cevaptır. İyi bir program, UYAP'tan cevap beklediğini, bir hesabın ne zaman yeniden deneneceğini ya da bir işin neden sırada beklediğini açıkça yazar. Böylece ekip neyin beklendiğini bilir ve aynı işi tekrar tekrar başlatmaz.
Uzun bir okuma, örneğin binlerce dosyanın ilk aktarımı, zaman aşımına uğradığında kaldığı yerden yeniden sorabilmelidir. Aksi halde ilk kurulum günlerce sürebilir ve ekip programın çalışmadığını düşünür.
Değerlendirme listesi
Bir programın UYAP entegrasyonunu değerlendirirken şu soruları sorun: Hangi bilgiler okunuyor ve ne sıklıkla? Program UYAP'ta işlem yapıyor mu, yapıyorsa hangisini ve kimin onayıyla? E-imza PIN'i nerede duruyor? E-imzası olmayan ekip nasıl çalışıyor ve kimin hangi bölüme erişeceği belirlenebiliyor mu? UYAP'ta ödenen harçlar muhasebeye kendiliğinden geliyor mu?
UltraLaw'da UYAP bağlantısı masaüstü programında, avukatın kendi e-imzasıyla kurulur ve PIN sunucuya gönderilmez. OfisX dosyaları, evrakı ve bildirimleri okur, MasrafX UYAP'ta ödenen harç ve masrafları makbuzlarıyla müvekkile ve dosyaya yazar. UyapX ise ekibin e-imzasız olarak ortak oturuma bağlanmasını ve bölüm yetkilerinin kişi kişi verilmesini sağlar.
Bu soruların cevabını satış sunumunda değil, denemede kendi dosyalarınızla alın. Bir hafta boyunca programın getirdiği evrakı UYAP'taki listeyle karşılaştırın. Eksik ya da geç gelen evrak varsa nedenini sorun. Entegrasyonun gerçek kalitesi bu karşılaştırmada görünür.
Bu işin UltraLaw'daki karşılığını OfisX, UyapX ve MasrafX sayfalarında görebilirsiniz. Konuyla bağlantılı yazılar: UYAP dosyaları nasıl izlenir? Avukatlar için dosya izleme programı rehberi, UYAP harçlarını elle girmeyi bırakmak için pratik bir rehber ve Avukat programı nasıl seçilir? Hukuk bürosu yazılımında bakılacak on ölçüt.
- UYAP entegrasyonu
- UYAP Avukat Portalı
- E-imza
- Avukat programı
- UYAP harç aktarımı
Büronuzda da aynı düzeni kurun.