Önce büronun bir gününü yazın
Avukat programı arayan büroların çoğu işe özellik listelerini karşılaştırarak başlar. Listeler birbirine çok benzer: dosya, müvekkil, takvim, muhasebe, UYAP. Fark listede değil, bu işlerin birbirine nasıl bağlandığındadır. Bu yüzden ilk iş, büronuzun sıradan bir gününü kağıda dökmektir. Sabah kim UYAP'a bakıyor, gelen evrakı kim kime veriyor, duruşma günü kim hatırlatıyor, ay sonunda müvekkile hesabı kim çıkarıyor?
Bu listeyi yazdığınızda iki şey ortaya çıkar. Birincisi, büroda en çok zamanın hangi işe gittiği. İkincisi, işin hangi noktada bir kişinin hafızasına bağlı olduğu. Hukuk bürosu yazılımından beklediğiniz asıl şey, bu iki noktayı rahatlatmasıdır. Seçim ölçütleri de buradan çıkar.
Listeyi yazarken büronun türünü de not edin. Dava ve danışmanlık ağırlıklı bir büro ile binlerce icra dosyası yürüten bir büro aynı programdan farklı şeyler bekler. Birincisi için dosya, evrak, duruşma ve müvekkil ilişkisi öndedir. İkincisi için süre listesi, borçlu görüşmesi ve tahsilat öndedir. Bir avukat programının iki türe de hizmet edip edemediğini, yoksa yalnız birine mi göre kurulduğunu bu notla daha kolay görürsünüz.
1. UYAP ile gerçekten ne yapıyor?
UYAP entegrasyonu ifadesi her programda farklı bir şey anlatır. Kimi program yalnız dosya künyesini bir kez içeri alır, kimi her gün yeni evrakı, safahatı ve duruşma günlerini yeniden okur, kimi UYAP'ta ödenen harcı masraf olarak muhasebeye yazar. Denemede şunu sorun: bu sabah dosyalarıma düşen evrakı programda UYAP'a girmeden görebilir miyim?
İkinci soru e-imzayla ilgilidir. UYAP Avukat Portalı e-imza ister ve bu yüzden bağlantı masaüstü programında kurulur. E-imzanın ya da PIN'in nerede durduğunu, ekipte e-imzası olmayan katibin ya da stajyerin UYAP'a nasıl eriştiğini mutlaka sorun. Bu konuyu ayrıntılı olarak UYAP entegrasyonlu program yazımızda anlatıyoruz.
Üçüncü soru tebligattır. Elektronik tebligatlar UETS'ye düşer ve UYAP'tan ayrı bir kanaldır. Programın UETS tebligatlarını da belgeleriyle getirip getirmediğini, tebligatı ilgili dosyaya bağlayıp bağlamadığını sorun. Tebligat ayrı bir yerde kalırsa, sürenin başlangıcı da ayrı bir yerde kalır.
2. Süreler kimin önüne düşüyor?
Bir avukat programının en kritik işi süre kaçırmamaktır. Burada iki soru vardır: süre nereden geliyor ve kime hatırlatılıyor? Tebligatın tebliğ sayılma tarihini programın hesaplaması, belgede yazan süreyi okuyup son gün önermesi büyük kolaylıktır. Ama kararı her zaman avukatın vermesi gerekir. Önerinin nereden çıktığını göremediğiniz bir süre hesabına güvenmeyin.
Hatırlatmanın kime gittiği de en az hesap kadar önemlidir. Sorumlusu olmayan süre, herkesin birinin baktığını sandığı süredir. İyi bir program her süreyi bir kişiye bağlar, sorumlusu olmayanları ayrıca gösterir ve hatırlatmayı e-postayla ya da telefona bildirim olarak gönderir.
3. Ekip yetkileri ve 4. muhasebe bağlantısı
Büronun büyüklüğü arttıkça herkesin her şeyi görmesi sorun olur. Stajyerin büronun gelir tablosunu, sekreterin vekalet ücreti anlaşmalarını görmesi gerekmez. Programda rol ve yetkinin kişi kişi verilip verilemediğine, kimin hangi kaydı değiştirdiğinin izlenip izlenemediğine bakın.
Dördüncü ölçüt dosya ile paranın aynı kayıtta durup durmadığıdır. Dosya programı ayrı, muhasebe programı ayrıysa aynı müvekkil iki kez girilir ve iki kayıt zamanla birbirinden ayrılır. Müvekkilin tek kayıt olması, dosyaya yapılan masrafın o müvekkilin cari hesabına kendiliğinden yazılması ve vekalet ücretinin müvekkil avansından ayrı izlenmesi gerekir. Avukatlar için muhasebe tarafının ne olduğunu ön muhasebe programı yazımızda ayrıca anlattık.
5. Veriniz nerede duruyor ve 6. nasıl geri alınır?
Hukuk bürosunun verisi müvekkil sırrıdır. Program bulutta çalışıyorsa verinin şifrelenip şifrelenmediğini, her büronun verisinin ayrı tutulup tutulmadığını ve yedeklerin nasıl korunduğunu sorun. Belgeleri büronun kendi bilgisayarında tutmak isteyen bürolar için yerel kurulum seçeneği olup olmadığına da bakın. İki seçeneğin doğrusu yoktur, büronuzun tercihine uyanı vardır.
Altıncı ölçüt çoğu zaman unutulur: programdan çıkmak isterseniz verinizi alabilir misiniz? Müvekkil, dosya, masraf ve tahsilat kayıtlarının Excel ya da benzeri bir biçimde dışarı aktarılabilmesi, bir programa bağlanıp kalmamanın güvencesidir.
7. Geçiş, 8. cihazlar, 9. destek
Yedinci ölçüt geçiştir. Mevcut müvekkil listenizi, büro dosya numaralarınızı ve geçmiş masraflarınızı programa nasıl taşıyacağınızı sorun. Dosyaların UYAP'tan gelmesi işi kolaylaştırır, ama büroya özgü numaralar ve notlar Excel'den toplu aktarılabilmelidir.
Sekizinci ölçüt cihazlardır. Mac ve Windows desteği, telefonda takvim ve görevler, adliyede fiş tarama gibi işler büronun gerçek çalışma biçimine göre değerlendirilmelidir. Dokuzuncu ölçüt destektir: kurulumu kim yapıyor, bir sorun çıktığında kime yazıyorsunuz, isteğiniz programa girebiliyor mu?
10. Fiyat nasıl hesaplanıyor?
Fiyatı karşılaştırırken aylık rakama değil, büronun bir yılına bakın. Kişi başı mı, dosya sayısına göre mi, modül başına mı ücret alınıyor? UYAP bağlantısı, mobil uygulama ve destek fiyata dahil mi? Kurulum ya da veri aktarımı için ayrı ücret var mı? İcra ağırlıklı bir büroda dosya sayısına göre fiyat hızla büyür. Dava ağırlıklı bir büroda ise kişi sayısı belirleyicidir.
Modüllü yapı, ihtiyacınız olmayan işe para ödememenizi sağlar. Dava bürosu dosya ve muhasebe ile başlar, icra dosyası çoğaldığında icra modülünü ekler. Başlangıçta hepsini almak zorunda kalmamak, büyüdükçe aynı hesapta devam etmek önemlidir.
Bir de görünmeyen maliyete bakın: programın büroya kazandırdığı ya da kaybettirdiği zaman. Sekreterin sabah UYAP'ta geçirdiği bir saat, ayda yirmi saattir. Elle girilen masraflar, ay sonu mutabakatı ve kaçırılan bir tahsilat da bu hesaba girer. Fiyatı bu zamanla birlikte değerlendirmek, ucuz görünen ama zaman alan programı ve pahalı görünen ama zaman kazandıran programı doğru tartmanızı sağlar.
Sık yapılan seçim hataları
Birinci hata, programı en uzun özellik listesine göre seçmektir. Uzun liste, büronun kullanmayacağı ekranlar ve öğrenilmesi gereken düğmeler demektir. Büronun bir gününde hiç açılmayacak bir modül için ödeme yapmak yerine, her gün açılacak üç ekranın iyi çalıştığından emin olmak daha değerlidir.
İkinci hata, fiyatı yalnız ilk yıl için hesaplamaktır. Büro büyüdükçe kişi ve dosya sayısı artar. Fiyatlandırmanın bu büyümeyle nasıl değiştiğini, örneğin iki yıl sonra iki kat dosyayla ne ödeyeceğinizi önceden hesaplayın.
Üçüncü hata, geçişi hafife almaktır. En iyi program bile, eski kayıtlar taşınmadan ve ekip alışmadan işe yaramaz. Seçim yaparken geçişe kimin yardım edeceğini, ilk ayda nasıl bir destek alacağınızı ve eski verinizin ne kadarının taşınabileceğini netleştirin.
Denemede neye bakmalı?
Ücretsiz deneme, satış sunumundan daha çok şey söyler. Denemenin ilk gününde kendi UYAP dosyalarınızı bağlayın, bir haftalık evrakın nasıl geldiğine bakın. Bir tebligatı baştan sona izleyin: geldiği an, tebliğ sayılma tarihi, son gün, sorumlu. Bir dosyaya masraf girin ve müvekkilin ekstresinde nasıl göründüğüne bakın. Bu üç deneme, programın büronuzun gününe oturup oturmadığını gösterir.
Sık yapılan hata, programı yalnız yöneticinin denemesidir. Sekreterin ve stajyerin de bir gün programla çalışması gerekir, çünkü programı en çok onlar kullanacaktır. Onların takıldığı yer, büronun gerçekte takılacağı yerdir.
UltraLaw bu ölçütlere modüllerle cevap verir: OfisX dosya, evrak, tebligat ve takvimi, MasrafX ön muhasebeyi, İcraX icra takiplerini tutar. Müvekkil kaydı ortaktır, her modül kendi işine odaklanır ve ihtiyaç duydukça eklenir.
Bu işin UltraLaw'daki karşılığını OfisX, MasrafX ve İcraX sayfalarında görebilirsiniz. Konuyla bağlantılı yazılar: UYAP entegrasyonlu program ne demek? Avukat programı UYAP ile nasıl çalışır?, Excel'den hukuk bürosu yazılımına geçiş: adım adım plan ve Hukuk bürosu ön muhasebe programı nedir, avukat muhasebe programından farkı ne?
- Avukat programı
- Hukuk bürosu yazılımı
- Hukuk bürosu yönetim programı
- UYAP
- Program seçimi
Büronuzda da aynı düzeni kurun.