Geçişten önce: kim, ne zaman?
Geçişin bir sahibi olmalıdır. Bu kişi her şeyi kendisi yapmaz, ama planı tutar, takılan yeri çözer ve ekibe ne zaman ne yapılacağını söyler. Küçük büroda bu kişi çoğu zaman avukatın kendisidir. Büyük büroda yönetici avukat ya da büro müdürü olabilir.
Zamanlama da önemlidir. Adli tatil başlangıcı ya da yılın son haftaları gibi görece sakin dönemler geçiş için uygundur. Yoğun bir duruşma haftasında yapılan geçiş, ekibin programı eski düzenle karşılaştırmasına ve geri dönmek istemesine yol açar. Geçişe başlamadan önce dört haftalık bir takvim çıkarın ve her haftanın sonunda neyin tamamlanmış olacağını yazın.
Excel neden bir noktada yetmez?
Excel küçük bir büro için iyi bir başlangıçtır. Esnektir, herkes bilir ve ek maliyeti yoktur. Sorun büro büyüdükçe başlar. Aynı dosya listesinin üç ayrı kopyası olur, birinde güncel olan duruşma günü ötekinde eski kalır. Masraf tablosu ile tahsilat tablosu ay sonunda elle eşleştirilir. Bir sütunu yanlışlıkla silen kişi bunu kimseye söylemez, çünkü fark etmemiştir.
Asıl sorun Excel'in hatırlatma yapmamasıdır. Tabloya yazılan son gün, biri tabloyu açıp bakmadıkça hiçbir şey söylemez. Bu yüzden Excel'den bir hukuk bürosu yazılımına geçmenin asıl kazancı, bilginin size gelmesidir. Geçişin planı da bu kazancı ilk haftadan görmeye göre kurulmalıdır.
Taşınacak olan ve yeniden gelecek olan
Geçişe başlamadan önce elinizdeki tabloları ikiye ayırın. Birinci grup UYAP'ta zaten olan bilgidir: dosyanın mahkemesi, esas numarası, tarafları, safahatı, duruşma günleri ve evrakı. Bu bilgiyi Excel'den taşımaya çalışmayın. UYAP'a bağlanan bir program bunu kaynağından, güncel haliyle getirir. Excel'deki kopya çoğu zaman eksik ya da eskidir.
İkinci grup yalnız büroda olan bilgidir: büronun kendi dosya numaraları, dosyanın son durum notu, müvekkilin iletişim bilgileri, geçmiş masraflar, alınan avanslar ve vekalet ücreti anlaşmaları. Taşınması gereken asıl bilgi budur. Bu listeleri temizleyip programın Excel şablonuna uygun hale getirmek, geçişin en çok emek isteyen adımıdır.
Temizlik sırasında her tablonun bir sahibi olduğunu unutmayın. Masraf tablosunu muhasebe, dosya notlarını avukatlar, iletişim listesini sekreter bilir. Her listeyi en iyi bilen kişiye temizletmek, hatayı kaynağında yakalar.
Birinci hafta: müvekkiller ve dosyalar
İlk iş müvekkil listesidir. Aynı müvekkilin farklı yazılışlarını birleştirin, şirketlerin unvanlarını tam yazın, vergi ya da kimlik numarası olanları ayırın. Müvekkil kaydı programdaki her şeyin bağlandığı yer olduğu için burada yapılan temizlik ileride çok iş kazandırır.
Ardından UYAP bağlantısını kurun ve dosyaların gelmesini bekleyin. Dosyalar geldikten sonra büro numaralarınızı ve son durum notlarınızı Excel'den toplu aktarın. Program bu satırları dosya numarasıyla eşleştirir. Eşleşmeyen satırlar genellikle yazım farkından çıkar ve elle düzeltilir.
Bu hafta karşı taraf vekilleri, bilirkişiler ve sık çalıştığınız kişiler için ayrı bir rehber listesi de hazırlayabilirsiniz. Bu bilgiler çoğu büroda bir telefonda ya da bir defterde durur. Programa taşındığında büronun ortak hafızası olur ve bir kişi ayrıldığında kaybolmaz.
İkinci hafta: para
Geçmiş masraf ve tahsilatları taşırken nereden başlayacağınıza karar verin. Bütün geçmişi taşımak çoğu zaman gerekmez. Açık dosyaların masraflarını ve müvekkillerin güncel bakiyesini doğru başlatmak yeterlidir. Kapanmış dosyaların geçmişi eski tabloda arşiv olarak kalabilir.
Müvekkil bakiyesi geçişin en hassas noktasıdır. Her müvekkil için bir açılış bakiyesi girin ve müvekkile gönderdiğiniz son hesapla karşılaştırın. İki rakam tutmuyorsa farkı geçiş sırasında bulun, geçişten sonra değil. Bu adımdan sonra UYAP'ta ödenen harçlar da masraf olarak programa gelmeye başlarsa, elle giriş büyük ölçüde biter.
Vekalet ücreti anlaşmalarını da bu hafta girin. Hangi müvekkille sabit ücret, hangisiyle dosya başı ücret, hangisiyle başarı ücreti anlaşıldığı Excel'de çoğu zaman bir not sütununda durur. Programa girildiğinde vadesi gelen ücret hatırlatılır ve tahsil edilmemiş ücret ayrıca görünür.
Üçüncü ve dördüncü hafta: ekip ve alışkanlık
Program ancak ekip kullandığında işe yarar. Herkese bir koltuk açın, kimin neyi göreceğini belirleyin, dosyalara sorumlu atayın. Sekreterin sabah işini, yani UYAP'a girip evrak kontrol etmesini, programın evrak listesine bakmaya çevirin. Avukatların süreleri programa girmesini, takvimin de telefonlarına gelmesini sağlayın.
Bu dönemde Excel'i hemen kapatmayın, ama ona yazmayı bırakın. Eski tablo yalnız okunur kalsın. İki yere birden yazılan her kayıt, iki kaydın ayrılmasına davet çıkarır. Dördüncü haftanın sonunda tabloya kimsenin bakmadığını fark ettiğinizde geçiş tamamlanmış demektir.
Bu dönemde haftada bir kısa bir toplantı yapın. Herkes o hafta programda neyi yapamadığını ya da neyi eskisinden yavaş yaptığını söylesin. Bu listenin bir kısmı alışkanlıktan, bir kısmı ayardan çıkar. Ayardan çıkanlar hemen düzeltilir, alışkanlıktan çıkanlar ise birkaç gün içinde kendiliğinden kaybolur.
Geçiş tamamlandı mı, nasıl anlarsınız?
Geçişin başarısını ölçmenin basit yolları vardır. Sabah evrak kontrolü kaç dakika sürüyor? Ay sonunda müvekkil ekstresini çıkarmak ne kadar zaman alıyor? Bir duruşmanın ya da sürenin gözden kaçtığı oldu mu? Geçişten önce bu soruların cevabını not edin, bir ay sonra yeniden sorun.
Bir başka ölçü de soru sayısıdır. Geçişin ilk haftasında ekip çok soru sorar, bu doğaldır. Dördüncü haftada sorular azalmamışsa bir yerde takılma vardır. Genellikle bu takılma bir alışkanlıktan çıkar ve bir kez birlikte bakmak yeterli olur.
Geçişte müvekkile ne söylenir?
Geçiş büronun iç işidir, ama müvekkil de bir yerinden görür. Ekstre biçimi değişir, rapor farklı görünür, belki müvekkile bir portal hesabı açılır. Bunu müvekkile önceden kısa bir notla söylemek, ilk yeni ekstreyi gördüğünde sorulacak soruları azaltır.
Geçiş sırasında müvekkil bakiyelerinde bir düzeltme yapıldıysa, bunun nedenini açıkça yazın. Eski tablodaki bir hatanın düzeltilmesi müvekkilin gözünde yeni bir borç gibi görünebilir. Açıklaması olan düzeltme güven verir, açıklamasız düzeltme soru doğurur.
Sık yapılan hatalar
Birinci hata her şeyi bir günde taşımaya çalışmaktır. Büro çalışmaya devam ederken yapılan büyük bir aktarım, yarım kalır ve iki sistem arasında kaybolan kayıtlar üretir. Haftalara bölünmüş bir plan daha yavaş görünür ama daha hızlı biter.
İkinci hata eski düzeni programa kopyalamaktır. Excel'deki her sütunu programda bir alana çevirmeye çalışmak yerine, programın zaten kendiliğinden ürettiği bilgiyi bırakın. Üçüncü hata ise ekibi geçişin dışında tutmaktır. Programı en çok kullanacak olan sekreter ve stajyer, geçiş planının içinde olmalıdır.
UltraLaw'da dosyalar OfisX'e UYAP'tan gelir, büro numaraları ve son durum notları Excel'den toplu aktarılır. Geçmiş masraf ve tahsilatlar MasrafX'e Excel şablonuyla yüklenir, müvekkil ve dosya numarası kendiliğinden eşleşir. Kurulumu birlikte yapmak isterseniz randevu alabilirsiniz.
Bu işin UltraLaw'daki karşılığını OfisX ve MasrafX sayfalarında görebilirsiniz. Konuyla bağlantılı yazılar: Avukat programı nasıl seçilir? Hukuk bürosu yazılımında bakılacak on ölçüt, UYAP dosyaları nasıl izlenir? Avukatlar için dosya izleme programı rehberi ve Müvekkil cari hesabı: alacak yönetiminin temeli.
- Hukuk bürosu yazılımı
- Excel'den geçiş
- Veri aktarımı
- Büro yönetimi
- Avukat programı
Büronuzda da aynı düzeni kurun.