İcra bürosu neden ayrı bir program ister?
Dava bürosunda bir avukatın elinde birkaç yüz dosya olur ve her dosya yıllarca sürer. İcra bürosunda ise bir kurumsal müvekkil için binlerce icra takibi açılabilir. Her dosyada ödeme emrinin tebliği, itiraz süresi, kesinleşme, haciz, satış ve tahsilat sırayla izlenir. Bu hacimde dosyaları tek tek UYAP'ta açmak mümkün değildir. İşi kişinin hafızası değil, programın listesi yürütmelidir.
Bu yüzden icra takip programı, genel bir avukat programının küçük bir bölümü olarak düşünülmemelidir. Kendi ekranları, kendi süreleri ve kendi raporları olan bir iştir. Aşağıdaki liste, bir programı değerlendirirken sorulacak soruları icra bürosunun günlük işinin sırasına göre dizer.
UYAP'tan neler gelmeli?
Program UYAP'taki açık icra dosyalarınızın hepsini görmeli, hangilerini izleyeceğinize siz karar vermelisiniz. Seçim tersine olursa, yani dosyaları tek tek eklemeniz gerekirse, eklenmeyen dosya kaybolur. Doğrusu hepsinin gelmesi, istemediğinizin gizlenmesidir. Borçlu vekili olduğunuz dosyalar ise alacaklı dosyalarının rakamlarına karışmamalıdır.
Her dosyada tarafların, hesabın, evrakın, tahsilatın ve tebligat durumunun UYAP'tan yeniden okunabilmesi gerekir. Bu okuma her gün kendiliğinden yapılabiliyorsa sabah liste güncel olur. UYAP'ın kendi hız sınırları vardır ve bir hesaba aynı anda çok yüklenmek hesabın geçici olarak durdurulmasına yol açabilir. İyi bir program bu işleri sıraya koyar ve insan hızında yürütür.
Yeni takip açılışı için UYAP, takip bilgilerinin XML dosyası olarak aktarılmasını kabul eder. Toplu takip açan bürolar için programın bu dosyayı doğru üretmesi ayrıca önemlidir. Denemede birkaç takibin XML'ini UYAP'a yükleyip sonucu kontrol edin.
Süreler tebliğden hesaplanmalı
İcra takibinde sürelerin başlangıcı tebliğ tarihidir. İlamsız takipte ödeme emrine itiraz süresi yedi gündür, icra dairesinin işlemine karşı şikayet süresi de kural olarak yedi gündür. Haciz isteme, satış isteme ve zamanaşımı süreleri ise kanunda ayrıca düzenlenmiştir ve son yıllarda değişikliğe uğramıştır. Kritik bir dosyada İcra ve İflas Kanunu'nun güncel metnine bakmak her zaman gerekir.
Programın tebliğ tarihini nereden aldığı önemlidir. Tebliğ tarihinin tebligat mazbatasının kendi metninden okunması, elle girilen tarihe göre çok daha az hata üretir. Ama avukatın teyit ettiği ya da elle düzelttiği tarihe program bir daha dokunmamalıdır. Bir dosyada tarih teyit edildiyse, sonraki her okumada aynı kalmalıdır.
Süreler kendi başına liste olarak değil, iş olarak görünmelidir. Sabah açılan ekranda bugün dolan süreler, bugün yapılacak işler ve gecikenler ayrı ayrı durmalıdır. Kişi başına gelen bir sabah özeti e-postası, programı açmayan avukatın da günü bilmesini sağlar.
Borçlu tarafında neler olmalı?
İcra bürosunun asıl işi tahsilattır ve tahsilat borçluyla konuşarak olur. Borçlu aradığında, karşıdaki personelin tek ekranda borçlunun bütün dosyalarını, kalan borcunu, daha önce verdiği ödeme sözlerini ve son görüşme notunu görmesi gerekir. Bu bilgi dosya dosya dağınıksa görüşme uzar ve söz kaybolur.
Toplu borçlu sorgusu, yani yüzlerce borçlu için adres, araç, taşınmaz ya da SGK kaydı gibi sorguların bir seferde yapılması, icra bürosunda büyük zaman kazandırır. UYAP'taki bazı sorguların ücretli olduğunu unutmayın. Programın sorguyu başlatmadan önce bir ücret tavanı sorması ve tavan dolunca durması, sürpriz faturayı önler.
Borçluyla telefonda ve WhatsApp'ta çok görüşen bürolarda, görüşmenin kendisinin de dosyaya bağlanması gerekir. Hangi personelin hangi gün hangi borçluyla ne konuştuğu kayıtta kalmalıdır. Bu kayıt hem müvekkile rapor verirken hem de personel değiştiğinde işe yarar.
Ödeme sözünün günü geldiğinde ödeme yapılmadıysa, bunun personelin önüne iş olarak düşmesi gerekir. Sözün kaydedilip unutulması, borçluyla yapılan görüşmenin değerini sıfırlar.
Tahsilat nasıl bölüştürülmeli?
UYAP'tan gelen bir tahsilatın ne kadarının müvekkile, ne kadarının vekalet ücretine, ne kadarının masraf dönüşüne ait olduğu büronun muhasebesinin temelidir. Bu dağılımın kanuni mahsup sırasına göre önerilmesi ve kararın avukata bırakılması gerekir. Program önerdiği payı işaretli göstermeli, uyuşmazlık halinde dayanak olarak makbuzu öne koymalıdır.
Bölüştürülen tahsilat büronun muhasebesine yazılmalıdır. İcra dosyasına yapılan masraf da dosya numarasıyla müvekkilin cari hesabına düşmelidir. İcra programı ile muhasebe ayrıysa, ay sonunda müvekkile gönderilecek hesap iki yerden elle birleştirilir ve hata buradan çıkar.
Karşı taraf vekalet ücreti de bu dağılımın içindedir. İlamlı ya da ilamsız takipte borçludan tahsil edilen vekalet ücretinin kime ait olduğu, büro ile müvekkil arasındaki sözleşmeye göre belirlenir. Programın bu ayrımı müvekkil bazında tutabilmesi, ay sonunda müvekkile yapılan ödemenin doğru hesaplanmasını sağlar.
Masraf, harç ve avans
İcra dosyasında masraf çoktur ve küçüktür. Başvurma harcı, peşin harç, vekalet harcı, tebligat ve posta gideri, haciz için yol ve yediemin masrafı. Bu kalemlerin her biri elle girildiğinde yüz dosyalık bir ayda yüzlerce satır demektir. UYAP'ta ödenen harç ve masrafın makbuzuyla birlikte kendiliğinden dosyaya ve müvekkile yazılması, icra bürosunda elle girişin en büyük kısmını ortadan kaldırır.
Kurumsal müvekkiller çoğu zaman masraf avansı gönderir ve avansın hangi dosyaya ne kadar harcandığını sorar. Programın avansı müvekkil bazında izlemesi, avans azaldığında uyarması ve dosya bazında harcamayı göstermesi gerekir. Takip sonunda borçludan tahsil edilen masrafın müvekkile iadesi de aynı kayıttan izlenmelidir.
Denemede sorulacak sorular
Bir icra takip programını denerken kendi dosyalarınızla şu sınamaları yapın. Bütün açık icra dosyalarınız geldi mi, gelmeyen var mı? Bir dosyada tebliğ tarihi doğru okundu mu, itiraz süresinin son günü doğru hesaplandı mı? Birkaç borçlu için toplu sorgu başlattığınızda ücret tavanı soruldu mu? Bir tahsilatın dağılımı nasıl önerildi ve siz değiştirdiğinizde ne oldu?
Son olarak sabah ekranına bakın. Programı açan icra personeli, bugün hangi dosyada ne yapacağını tek bakışta görüyor mu? Bu sorunun cevabı evetse, program büronun gününe oturuyor demektir.
Müvekkile rapor ve ekip düzeni
Kurumsal müvekkil her ay aynı soruyu sorar: dosyalarım hangi aşamada, ne tahsil edildi, ne bekleniyor? İcra takip programı bu raporu dosya dosya değil müvekkil müvekkil üretebilmelidir. Müvekkilin kendi portalından dosyalarının aşamasını görebilmesi, büroya gelen telefonları da azaltır.
Son olarak ekip düzenine bakın. İcra bürosunda avukat, icra personeli, muhasebe ve yönetici aynı dosyaya farklı amaçlarla bakar. Görevin ve dosyanın kişi kişi zimmetlenebilmesi, ücretin dosya sayısına değil kişi sayısına göre alınması, binlerce dosyalı bürolarda maliyeti öngörülebilir kılar.
UltraLaw'da bu işler İcraX'tedir: icra dosyaları UYAP'tan gelir, süreler tebliğden hesaplanır, borçlular toplu sorgulanır, kalan borç ve ödeme sözleri borçlu kartında durur. Tahsilat ve masraflar MasrafX'in muhasebesine yazılır. Harç ve faiz gibi hesaplar için hesaplama araçlarımızı da kullanabilirsiniz.
Bu işin UltraLaw'daki karşılığını İcraX ve MasrafX sayfalarında görebilirsiniz. Konuyla bağlantılı yazılar: UYAP'tan icra dosyası izleme: 50+ dosyalı büroda günlük yönetim, Karşı taraf vekalet ücreti: kararla kazanılan, tahsilatı ayrı sorun ve Avukat programı nasıl seçilir? Hukuk bürosu yazılımında bakılacak on ölçüt.
- İcra takip programı
- İcra bürosu
- UYAP icra
- Borçlu sorgusu
- Tahsilat
Büronuzda da aynı düzeni kurun.