İcra dosyalarının sayısal yoğunluğu
Bir genel avukatlık bürosunda 5-15 icra dosyası varsa, bunların izlenmesi UYAP'a günde bir-iki kez bakmakla yapılabilir. Sayı 30'u aştığında bu yöntem yetersiz kalır. 50'yi aştığında kişisel izleme imkansızlaşır. Hangi dosyada ne aşamada olduğu, hangi harç ne zaman çıktı, hangi tebligat geri döndü soruları sistematik izleme gerektirir.
İcra ağırlıklı çalışan bürolar, aktif dosya sayısı 200-500 arasında olan bürolardır. Bu hacimde tek tek UYAP gezmek imkansızdır. UYAP bağlantısı şart olur. UYAP'tan kendiliğinden çekilen veri dosyaların güncel durumunu büro panosunda toplar. Avukat 50 ayrı sekme açıp gezmek yerine tek ekranda her dosyanın aşamasını görür.
Otomatik harç aktarımının değeri
Her icra dosyasında çıkan harç (vekalet harcı, başvurma harcı, tebligat masrafı, posta gideri) elle giriş yapılırsa ayda 100 dosyada en az 500 ayrı kalem demektir. Avukat bunu kendi yaparsa günde 1-2 saat harcar. Sekreter yaparsa kontrol gerekir. Her durumda emek-yoğun bir iş kalır.
MasrafX'in UYAP aktarımı bu yükü kaldırır. Harç kayıtları günde bir kez UYAP'tan çekilir, ilgili müvekkil cari hesabına işlenir. Avukat ekranda 'yeni harç eklendi' bildirimi alır. Dosya başlığını ve tutarı görüp onaylar veya UYAP belgesinden yansımanın doğru olduğunu kontrol eder. Elle giriş kalmaz.
Dosya bazlı durum panosu
50+ icra dosyasıyla çalışan büroda en yararlı pratik, dosya bazlı durum panosudur. Her dosyanın hangi aşamada olduğu (ödeme emri tebliği, itiraz süresi, kesinleşme, haciz, satış) bir tabloda durur. Avukat haftada bir bu tabloyu tarayarak hangi dosyaya hangi adımı atması gerektiğini görür.
UltraLaw'da bu pano İcraX'tir: UYAP'tan çekilen tebligat tarihleri ve durum güncellemeleri listeye yansır. İtiraz süresi dolmak üzere olan dosyalar kendiliğinden öne çıkar. Elle izlemede aksilik 'gözden kaçırma' olarak yaşanır. Otomatik izlemede aksilik 'sistem uyardı, biz dikkate almadık' olarak yaşanır ve bu çok daha düşük frekansta görülür.
Müvekkil bazlı raporlama
İcra avukatlarında müvekkilin sorduğu en sık soru 'benim icra dosyalarımda ne durum?' sorusudur. Bu soruya cevap vermek için her müvekkil bazında bir özet rapor gerekir: toplam aktif dosya sayısı, son ay içinde tamamlanan tahsilatlar, beklenen alacakların toplamı, hangi dosyada hangi aşamada olduğunun özeti.
UltraLaw'da dosyanın aşaması ve tahsilatı İcraX'te, harçları MasrafX'te aynı kayıtta durur. MüvekkilX açıksa müvekkil icra dosyalarının aşamasını ve tahsilatlarını portaldan kendisi görür. Tahsilatın neden uzadığını anlar, 'siz hiçbir şey yapmıyorsunuz' cümlesi azalır.
Bu işin UltraLaw'daki karşılığını İcraX, MasrafX ve MüvekkilX sayfalarında görebilirsiniz. Konuyla bağlantılı yazı: UYAP harçlarını elle girmeyi bırakmak için pratik bir rehber.
- UYAP icra dosyası
- İcra avukatı
- Dosya izleme
- Harç aktarımı
- İcra yönetimi
Büronuzda da aynı düzeni kurun.