Ajanda kimin aklında?
Pek çok büroda ajanda hala tek bir kişinin elindedir. Kağıt bir ajanda, bir masaüstü takvimi ya da sekreterin tuttuğu bir tablo. Bu düzen o kişi izindeyken, hastayken ya da büro birden fazla adliyede aynı gün duruşmaya girerken sarsılır. Bir duruşmayı kaçırmak can sıkıcıdır, bir kesin süreyi kaçırmak ise çoğu zaman geri dönüşü olmayan bir hak kaybıdır.
Bir hukuk bürosunun ajandası bu yüzden kişisel bir ajanda değildir. Ekibin ortak takvimidir ve iki tür kaydı birlikte taşır: belli bir günde olacak olanlar, yani duruşma, keşif, toplantı, ve belli bir güne kadar yapılması gerekenler, yani dilekçe, itiraz, istinaf, cevap süresi. İkisi farklı davranır ve farklı hatırlatma ister.
İki tür kaydın davranış farkı basittir. Duruşma o gün olur ve geçtiğinde geçmiştir. Süre ise son güne kadar açıktır ve yapılan işle kapanır. Ajandada sürenin kapandığını gösteren bir işaret yoksa, yapılmış bir iş ile unutulmuş bir iş aynı görünür.
Tebligattan takvime: sürenin yolu
Bir sürenin takvime girene kadar geçtiği yol kısa olmalıdır. Tebligat gelir, tebliğ sayılma tarihi hesaplanır, belgede yazan süre okunur, son gün takvime yazılır ve bir kişiye atanır. Bu adımların her biri ayrı bir kişinin elinden geçiyorsa, her el değiştirmede bir hata ihtimali doğar.
En güvenli düzen, son günün tebligatın kendi kaydından takvime gelmesidir. Takvimde ayrıca hesaplanan bir tarih, tebligattaki tarihle zamanla ayrışabilir. Bir süre sorulduğunda, takvimden tebligata, tebligattan belgeye tek tıkla gidebilmek gerekir. Böylece son günün nereden çıktığı her zaman gösterilebilir.
Duruşma günleri nereden gelmeli?
Duruşma günü UYAP'ta yazılıdır. En güvenilir yol, takvime elle yazmak yerine UYAP'tan düzenli olarak okumaktır. Elle yazılan gün yanlış yazılabilir, ertelenen duruşmanın eski günü takvimde kalabilir. UYAP'tan okunan gün ise erteleme olduğunda kendiliğinden değişir.
Duruşma takvimi her kaydın dosyasını, mahkemesini, saatini ve duruşmaya kimin gireceğini göstermelidir. Aynı gün farklı adliyelerde iki duruşma varsa bunun önceden görünmesi gerekir. Tevkil verilecekse, tevkilin kime verildiği de aynı kayıtta durmalıdır.
Duruşmadan önce dosyaya hazırlık için de bir kayıt açılabilir. Bilirkişi raporuna itiraz, tanık listesi ya da sunulacak belge varsa, bunlar duruşma gününden önceki bir son güne bağlanır. Böylece duruşma günü yalnız bir tarih değil, öncesinde yapılacak işlerin de çapası olur.
Süreler nasıl hesaplanır?
Sürenin başlangıcı çoğunlukla tebliğdir. Elektronik tebligatta tebliğ, tebligatın elektronik adrese ulaştığı günü izleyen beşinci günün sonunda yapılmış sayılır. Gün olarak belirlenen sürelerde tebliğ günü hesaba katılmaz, son gün resmi tatile denk gelirse süre tatili izleyen ilk iş gününün mesai saati sonunda biter. Hukuk davasında cevap, istinaf ve temyiz süreleri iki haftadır.
Adli tatil hukuk yargısında 20 Temmuz ile 31 Ağustos arasındadır. Hukuk Muhakemeleri Kanunu'na göre adli tatile denk gelen süreler, tatilin bittiği günden itibaren bir hafta uzatılmış sayılır. Ancak bazı işler adli tatilde de görülür ve icra işlerinde ayrı bir düzen vardır. Süre kurallarının güncel metnini kritik bir dosyada her zaman kontrol edin. Bir süreyi hızlıca hesaplamak için süre hesaplama aracımızı kullanabilirsiniz.
Sürenin türü de ajandada görünmelidir. Kesin süre ile mahkemenin verdiği süre, hak düşürücü süre ile zamanaşımı farklı sonuçlar doğurur. Takvimdeki kaydın yanında sürenin türünün ve dayanağının yazması, son gün yaklaştığında önceliği doğru vermenizi sağlar.
Hatırlatma ne zaman ve kime gitmeli?
Son gün gelen hatırlatma çoğu zaman geç kalmıştır. Bir dilekçe için iyi bir düzen, bir hafta önce hazırlığa başlanacağını, üç gün önce taslağın hazır olması gerektiğini, bir gün önce son kontrolün yapılacağını hatırlatmaktır. Duruşma için bir gün önce dosyanın gözden geçirilmesi, sabah ise adliye ve saat bilgisinin gelmesi yeterlidir.
Hatırlatmanın kime gittiği de en az zamanı kadar önemlidir. Süre bir kişiye atanmalı, hatırlatma o kişiye ve gerekiyorsa sorumlu avukata gitmelidir. Sorumlusu olmayan süreler ayrıca görünmelidir. Herkese giden toplu bir e-posta ise çoğu zaman kimsenin okumadığı bir e-postadır.
Sabah gelen tek bir özet e-postası da işe yarar. O gün duruşması olanlar, o gün dolan süreler ve o gün son günü gelen tebligatlar kişi başına tek bir listede toplanır. Avukat programı açmadan gününü öğrenir, sekreter de kimin nerede olacağını bilir.
Telefonda, masada, adliyede
Avukat gününün önemli bir kısmını büro dışında geçirir. Takvimin telefonda, alıştığı takvim uygulamasında görünmesi bu yüzden önemlidir. Büro programının takvimine Google Takvim, iPhone ya da Outlook ile abone olunabiliyorsa, avukat ayrı bir uygulama açmadan gününü görür.
Ortak takvime herkesin görmemesi gereken kişisel kayıtlar da girebilmelidir. Doktor randevusu ya da özel bir görüşme ekibe görünmeden takvimde durabilir. Böylece avukat iki ayrı ajanda tutmak zorunda kalmaz.
Duruşma sonrasında da ajanda güncellenmelidir. Bir sonraki duruşma günü, verilen ara karar ve kesin süre adliyeden çıkarken telefondan girilebiliyorsa, bilgi büroya dönüşü beklemez. Ertesi gün UYAP'tan gelen kayıtla karşılaştırılır ve fark varsa düzeltilir.
Ekip büyüdükçe: kim neyi görür?
Tek avukatlı büroda ajanda bir kişinindir. Beş kişilik büroda herkes kendi gününü, yönetici ise herkesin gününü görmek ister. Ortak takvimin kişiye göre filtrelenebilmesi, bir avukatın yalnız kendi duruşma ve sürelerini, sekreterin ise bütün büroyu görebilmesi bu yüzden önemlidir.
İzin ve devir de ajandanın parçasıdır. İzne çıkan avukatın süreleri kime devredildi? Devir takvimde görünmüyorsa, izin dönüşü sürpriz bir son gün çıkabilir. İyi bir büro düzeninde izin onaylanırken o tarihlerdeki duruşma ve süreler de gözden geçirilir.
Yönetici için ayrıca haftalık bir görünüm yararlıdır. Önümüzdeki haftanın duruşmaları, dolacak süreleri ve sorumlusu atanmamış kayıtları tek sayfada görmek, iş yükünü dengelemeyi ve sıkışan avukatı önceden fark etmeyi sağlar.
Kontrol listesi
Bir büro ajandasını şu sorularla sınayın: Duruşma günleri UYAP'tan mı geliyor, elle mi yazılıyor? Her sürenin bir sorumlusu var mı? Hatırlatma birden fazla aşamada mı geliyor? Adli tatil ve resmi tatil hesaba katılıyor mu? Takvim avukatın telefonunda görünüyor mu? Bu soruların biri bile hayır ise ajanda bir kişinin hafızasına dayanıyor demektir.
OfisX'te ekibe atanan görev, elle girilen hukuki süre ve yaklaşan duruşma aynı kuyrukta durur. Süreyi siz girersiniz, hatırlatmayı program yapar: bir hafta, üç gün, bir gün önce ya da son gün, istediğiniz saatte e-posta ve telefon bildirimi gelir. Büronun takvimi Google Takvim, iPhone ya da Outlook'a abone olur ve takvime yalnız sizin göreceğiniz etkinlik de girilir.
Bu işin UltraLaw'daki karşılığını OfisX sayfasında görebilirsiniz. Konuyla bağlantılı yazılar: E-tebligat tebliğ tarihi nasıl hesaplanır? UETS süre hesabı ve son günün izlenmesi, UYAP dosyaları nasıl izlenir? Avukatlar için dosya izleme programı rehberi ve Excel'den hukuk bürosu yazılımına geçiş: adım adım plan.
- Avukat ajandası
- Duruşma takvimi
- Kesin süre
- Adli tatil
- Hatırlatma
Büronuzda da aynı düzeni kurun.