Tahsilat geciken müvekkil değil, geciken iletişimdir
Tahsilatın gecikmesi çoğu zaman müvekkilin niyetsizliğinden değil, büronun zamanında ve şeffaf bir iletişim kuramamasından kaynaklanır. Bir müvekkil 'sizin bana ne kadar borcunuz vardı, ne ödedim, ne kaldı?' diye sorduğunda, telefonla cevap vermek yerine ekranda gösterilebilen bir tablo verebiliyorsanız tahsilat görüşmesi büyük ölçüde kısalır.
Cari ekstre her ay kendiliğinden gittiğinde tahsilat görüşmesi kısalır. Müvekkilin borcunu hesaplaması gerekmez, bilgi zaten gelir.
Şeffaflık tahsilatı nasıl hızlandırır?
Müvekkil cari ekstresi, müvekkille büro arasındaki tüm parasal hareketin sıralı bir listesidir. Hangi tarihte hangi masraf yapıldı, hangi tarihte ne kadar ödeme alındı, kalan bakiye nedir, hepsi tek bir PDF'te durur. Bu PDF gönderildiğinde 'şu masrafı niye yaptınız?' veya 'ben bu tutarı ödemiştim' tartışmasına yer kalmaz.
İkinci etkisi görüşmenin havasındadır. Tahsilat görüşmesinde büronun ödemeyi kovaladığı bir sahne yerine, müvekkilin önündeki ekstreyi kapatmak istediği bir sahne kurulur. Tahsilatın doğal hızlanması bu küçük çerçeve değişikliğinden gelir.
Otomatik ekstre ve hatırlatma planı
MasrafX'te bir gönderim planı kurulur ve müvekkillere aylık cari ekstre kendiliğinden gönderilir. Plan ayın belirli bir günü ve saatinde çalışır, müvekkil aboneliği durdurmadığı sürece her ay aynı saatte aynı ekstre gönderilir. Büro bu iş için her ay yeniden oturmaz.
Belli bir tutarın üzerinde bekleyen alacaklar için ek bir hatırlatma planı kurulabilir. Ekstre gönderildikten sonra ödenmemiş bakiyeler için iki hafta sonra ikinci bir e-posta kendiliğinden gider. Hatırlatma sert değildir, güncel durumu özetler.
Vekalet ücreti, masraf, avans ayrımı
Bir müvekkille parasal ilişkide üç ayrı kalem vardır: avukatın vekalet ücreti (akdi veya nispi), müvekkilin parasıyla yapılan dosya masrafları, müvekkilin önceden yatırdığı avanslar. Tahsilat sürecini hızlandırmak için her üç kalemin ayrı satırlarda durması ve ayrı raporlarda izlenmesi gerekir.
Karışık tutulan bir kayıtta 'müvekkil ne ödedi?' sorusu birden fazla yorumla cevaplanır. MasrafX'te avans bir kaleme, masraf tahsilatı başka bir kaleme, vekalet ücreti tahsilatı üçüncü bir kaleme düşer. Tahsilat görüşmesi de bu üç kalemden hangisinin geride kaldığını gösterir.
Kısa vadede neyin değiştiği
Otomatik ekstre ve hatırlatma akışını kuran büro, bekleyen alacağın hangi müvekkilde biriktiğini her ay görür. Tahsilatı düzenli kılan, müvekkilin her ay aynı tabloyu görmesidir.
Tahsilat görüşmesi de azalır. Müvekkilin önündeki ekstreden hareketle kendiliğinden ödeme yapması, sözel bir hatırlatma gerektirmez. Büro hem zaman kazanır hem müvekkille daha az 'parasal' bir ilişkiye geçer.
Bu işin UltraLaw'daki karşılığını MasrafX ve MüvekkilX sayfalarında görebilirsiniz. Konuyla bağlantılı yazı: Müvekkil ekstresi ne içerir, nasıl gönderilir?
- Müvekkil tahsilatı
- Tahsilat hızlandırma
- Cari hesap
- Otomatik e-posta
- Vekalet ücreti
Büronuzda da aynı düzeni kurun.