Ekstre, kasanın aynası
Müvekkil ekstresi, bir cari hesabın belli bir dönem içindeki tüm hareketlerinin liste halinde sunulduğu bir rapordur. Tarih sırasıyla: hangi tarihte hangi masraf yapıldı, hangi tarihte ne kadar tahsilat alındı, kalan bakiye nedir. Banka ekstresinin avukatlık hizmetlerine uyarlanmış halidir.
Ekstrenin değeri tek bir cümlede özetlenir: 'kasanın aynası'. Yani büro ile müvekkil arasındaki tüm parasal hareketi gizlemeden, eksik bırakmadan, atlamadan gösteren bir belgedir. Bu özelliği nedeniyle hem büronun iç denetiminde hem müvekkille olan iletişimde temel bir araçtır.
Bir ekstre hangi alanları içermeli?
Tipik bir müvekkil ekstresi şu sütunlardan oluşur: tarih, açıklama (örneğin 'Bilirkişi ücreti, Bakırköy 3. İcra'), borç kalemi (müvekkilin büroya borçlandığı tutar), alacak kalemi (müvekkilin ödediği tutar), kalan bakiye (yürüyen toplam). Her satır okunduğunda nereden çıktığı net anlaşılmalı, açıklama satırı genelden uzaklaşmalı.
Ekstrenin başında dönemin özeti durur: dönem başı bakiye, dönem içi toplam borç, dönem içi toplam alacak, dönem sonu bakiye. Müvekkil bu özetle bütün satırları okumadan durumu görür. Ekstrenin sonunda büro bilgileri (unvan, VKN, vergi dairesi, IBAN) yer alır. Tahsilat yapmak isteyen müvekkil aynı sayfadan hesap bilgilerine ulaşır.
Hangi dönem? Aylık mı, üç aylık mı?
En yaygın düzen aylık ekstredir. Ayın belirli bir günü (genelde ilk hafta) bir önceki ay ekstresi müvekkile gönderilir. Müvekkil buna alışır. Ay başında bir e-posta beklenir hale gelir, sürpriz oluşturmaz.
Çok büyük tutarlarda çalışan kurumsal müvekkillerde aylık fazla seyrek kalabilir. Haftalık ekstre tercih edilebilir. Tersi durumda küçük tutarlı ve seyrek hareket olan müvekkillerde üç aylık ekstre yeterli olur. Önemli olan, dönemin müvekkille birlikte kararlaştırılmış ve düzenli olmasıdır.
Otomatik gönderim nasıl çalışır?
MasrafX'te bir gönderim planı tanımlanır. Plan adı, rapor türü (cari ekstre), tarih aralığı (örneğin son 45 gün), gönderim günü ve saati belirlenir. Bu plana müvekkiller eklenir. Ayın belirlenen günü, belirlenen saatte sistem her müvekkile o anki güncel ekstresini büronun adından gönderir.
Otomatik gönderim büronun her ay aynı işi yeniden yapması gerekmemesi demektir. Bir kez kurulan plan, müvekkil eklendikçe genişler ve aylar boyunca aynı düzeni sürdürür. Her e-postanın altında müvekkilin bilgilendirmeleri durdurabileceği bir bağlantı bulunur. İsteyen müvekkil otomatik ekstreyi durdurabilir ve büro tek tek tahsilat görüşmesi yapma seçeneğine geri döner.
Ekstrenin yapmadığı: tahakkuk değil tahsilat
Müvekkil ekstresi bir bilanço değil bir hesap özetidir. Yani büronun yıllık gelir tablosu, kar zarar analizi veya vergi mutabakatı bilgileri içinde yer almaz. Sadece müvekkille büro arasındaki para hareketleri sıralanır. Bu daraltma özelliği önemlidir. Müvekkilin kafasını karıştıracak fazlalık olmaz.
Aynı şekilde ekstrede tahakkuk eden ama henüz fatura edilmemiş kalemler genelde gösterilmez. Müvekkilin görmesi gereken bilgi 'şu an ne borçlu olduğu'dur. Gelecek dönemlerde olabilecek tahakkukları görmesi gerekmez.
Bu işin UltraLaw'daki karşılığını MasrafX ve MüvekkilX sayfalarında görebilirsiniz. Konuyla bağlantılı yazı: Müvekkil tahsilatını hızlandırmanın yolları.
- Müvekkil ekstresi
- Müvekkil raporu
- Cari ekstre
- Şeffaflık
- Otomatik e-posta
Büronuzda da aynı düzeni kurun.