Bir hukuk bürosunda elle yapılan iş neden bu kadar yer kaplar?
Hukuk bürolarında günün önemli bir kısmı dosya başında yapılan asıl işin değil, o işi mümkün kılan tekrarın eline kalır. UYAP'tan harç çekme, fiş toplama, ay sonu kapanışı için kayıt birleştirme, müvekkile ekstre yazma, vekaletname formuna bilgi geçirme. Tek başlarına basit, bir araya geldiklerinde tam mesai.
MasrafX'in otomasyon tarafı tam olarak bu tekrarı hedef alır. Aşağıda her otomasyonun büro hayatında neyi değiştirdiği ve hangi modüllerle birlikte çalıştığı sırayla anlatılır.
UYAP harç aktarımı
UYAP'tan çekilen her harç MasrafX'e kendiliğinden aktarılır ve ilgili dosyanın altına işlenir. Büro aktarımı başlatır ve dökümün doğru müvekkile bağlandığını kontrol eder. Çekme, deftere yazma, ay sonunda toplama adımları tek bir akışta birleşir.
En somut sonucu hata payındadır. Otomatik akışta atlanan rakam diye bir şey kalmaz. Her harç çekildiği anda kayıt altındadır. Bu özellik, masraflar modülü ve müvekkil cari hesabıyla doğrudan bağlantılı çalışır.
Otomatik müvekkil e-postaları
Müvekkillere düzenli olarak gönderilmesi gereken makbuz, cari ekstre ve hatırlatma e-postaları büronun belirlediği takvimle kendiliğinden gider. Bir tahsilat alındığında makbuz, her ayın belirli bir gününde ekstre, bakiyesi olan müvekkillere hatırlatma.
Büronun tarafında bu iş elle yazılması gereken bir mesai olmaktan çıkar. Müvekkil tarafında ise düzenli ve tutarlı bir iletişim akışı kurulur. Her ay aynı biçimde, aynı günde.
OCR fiş tarama
Mobil ya da masaüstünden bir fişin fotoğrafı yüklendiğinde, tarih ve tutar görüntüden okunur. Avukat yalnız müvekkili seçer.
Bu özellik özellikle ofis dışında geçen günlerde işe yarar. Bir bilirkişi randevusundan sonra çekilen fiş, aynı dakikalarda müvekkilin cari hesabına işlenir. Masraf kaydı günün sonuna ertelenen değil, yapıldığı yerde halledilen bir iş olur.
Vekaletname tarama
Yeni bir müvekkil için yüklenen vekaletname belgesi okunur ve formdaki müvekkil bilgileri (ad, TC kimlik, adres, dosya numarası, vade tarihleri) kendiliğinden doldurulur. Avukat sadece onaylar.
Yeni müvekkil kaydında form doldurma adımı kalkar. Vadesi yaklaşan vekaletname için ayrıca hatırlatma gelir.
Açık Bankacılık
Banka hesaplarınızı MasrafX'e bağladığınızda, gelen havale ve EFT hareketleri uygulamaya kendiliğinden düşer. Müvekkil adına gelen ödemeler ilgili cari hesabına kendiliğinden bağlanır. Büro yalnızca eşleşmeyi onaylar.
Tahsilatı elle girme adımı kalkar. Bağlantının nasıl kurulduğunu ayrı bir yazıda adım adım anlattık.
Sonuç
Tek tek bakıldığında her otomasyon küçük bir kolaylık. Bir araya geldiklerinde büronun günlük temposunu değiştirir. UYAP harcı, müvekkil ekstresi, fiş kaydı, vekaletname doldurma ve banka tahsilatı. Hepsi büronun fiilen yapmadığı, ama yapılmış olduğu işler haline gelir.
MasrafX'in temel yaklaşımı şu: bir iş hem tekrarlanıyor hem de bir bilgisayar tarafından doğru yapılabiliyorsa, onu büronun değil uygulamanın işi olarak tanımlamak. Avukatın vakti, sadece avukatın yapabileceği işlere kalır.
Bu işin UltraLaw'daki karşılığını MasrafX sayfasında görebilirsiniz. Konuyla bağlantılı yazı: UYAP harçlarını elle girmeyi bırakmak için pratik bir rehber.
- UYAP
- OCR
- Otomatik e-posta
- Vekaletname
- Açık Bankacılık
Büronuzda da aynı düzeni kurun.