Avukatın günü masa başında geçmiyor
Bir hukuk bürosunun mali hareketleri ofiste, bilgisayar başında doğmaz. Bilirkişi ücreti adliyenin veznesinde ödenir, tebligat masrafı PTT şubesinde çıkar, keşif gideri yolda nakit verilir. Avukat o anda masasında değildir. Bir sonraki duruşmaya yetişmeye, bir müvekkille görüşmeye ya da başka bir adliyeye geçmeye çalışmaktadır.
Masraf tam da bu yüzden çoğu zaman akşama, hatta hafta sonuna ertelenir. 'Ofise dönünce girerim' cümlesi masum görünür, ama günün sonunda fişlerin yarısı cebin dibinde buruşmuş, tutarların bir kısmı hafızadan silinmiştir. Mali tablonun gerçeğe en yakın olduğu an, paranın el değiştirdiği andır. O an geçtikçe kayıt da gerçekten uzaklaşır.
Mobil uygulama tam olarak ne zaman devreye girer?
Mobil uygulamanın yeri bellidir: paranın hareket ettiği an. Bilirkişi ücretini öderken telefonu çıkarır, müvekkili ve tutarı seçer, fişin fotoğrafını çekersiniz. Tahsilatı, müvekkil havaleyi yaptığını söylediği anda işlersiniz. Bir görüşmeye girmeden önce, asansörde, müvekkilin cari durumuna bakar. Ne kadar masraf yapıldığını ve ne kadarının tahsil edildiğini önceden bilirsiniz.
Bu anların ortak yanı şudur: hiçbiri bilgisayar başında yaşanmaz ve hiçbiri ertelemeye gelmez. Mobil uygulama, büronun mali kaydını avukatın bulunduğu yere taşır. Kayıt, hatırlanması gereken bir iş olmaktan çıkar, yapılan işin bir parçası haline gelir.
Fişi sonraya bırakmanın gizli maliyeti
Bir masrafı saatler sonra girmek iki şeyi birden riske atar. Birincisi tutardır, akıldan girilen rakamlar küçük sapmalar taşır ve bu sapmalar ay sonunda müvekkil cari hesabını oynatır. İkincisi belgedir, fiş kaybolduğunda masraf 'oldu ama kanıtı yok' durumuna düşer, müvekkile yansıtılması zorlaşır.
MasrafX mobilde fişin fotoğrafını çektiğinizde tarih ve tutar görüntüden okunur, masraf alanları kendiliğinden dolar. Kayıt o anda yapılır ve belgesiyle saklanır. Fiş de masrafın yanına eklenir, sonra aranacak bir kağıt olmaktan çıkar.
Neden 'bir uygulama yeter' demedik?
Her işi telefonda yapmak doğru değildir. UYAP harçlarının toplu aktarımı avukat portalına e imza ile bağlanmayı gerektirir. Bu güvenli oturum bilgisayarda kurulur. Ay sonu müvekkil raporunun ve cari ekstrenin düzgün bir belge halinde derlenmesi, Excel ve PDF çıktısı, geniş bir ekranda gözden geçirilmeyi ister. Bu işleri küçük bir ekrana sıkıştırmak hız değil, hata getirir.
Bu yüzden MasrafX'i tek bir yüzeye indirgemedik. Günlük akışın tamamını, yani masraf girişini, tahsilatı, fiş eklemeyi ve müvekkil durumunu mobil tarafa taşıdık. Ağır ve dönemsel işleri masaüstünde bıraktık. Mobil uygulama masaüstünün küçültülmüş bir kopyası değil, aynı verinin sahada işinize yarayan yüzüdür.
Masaüstüyle ilişkisi: aynı büro, iki ekran
Mobil ve masaüstü aynı büroyu, aynı veriyi paylaşır. Telefonda girdiğiniz bir masraf, ofisteki bilgisayarda o anda listenin başında belirir. Kimsenin yeniden veri girmesi ya da iki tabloyu birbirine eşitlemesi gerekmez. Sahada toplanan kayıtlar, ay sonunda masaüstünde raporlanmaya hazır bekler.
Bu ayrım bilinçli bir tasarımdır. Avukat ve asistan gün içinde mobilde kayıt biriktirir. Ay sonunda büro, masaüstünde raporu tek ekrandan üretir. İki yüzey birbiriyle yarışmaz, sırayla devreye girer. Sonuç, dağınık fişlerle başlayan ay sonu telaşının yerini, gün gün dolmuş ve belgelenmiş bir mali tablonun almasıdır.
Mobil uygulamayı neden biz de geliştirdik?
Bu uygulamayı bir liste tamamlamak için değil, bürolardan gelen aynı isteği karşılamak için geliştirdik: 'Masrafı yaptığım anda girebilmek istiyorum.' Masaüstü tek başına kaldığında, kaydın doğduğu yer ile girildiği yer arasında saatler, bazen günler vardı. O boşluk, kaybolan fişler ve sonradan hatırlanan tutarlar demekti.
Mobil uygulama bu boşluğu kapatır. Masrafı sahada girer, fişi o anda ekler, müvekkilin durumunu görüşmeden önce görürsünüz. Büronun mali kaydı, işin yapıldığı yerde tutulmuş olur. Masaüstü ise raporun, UYAP aktarımının ve dönemsel işlerin sağlam yüzeyi olarak yerinde durur. İkisi birlikte büronun mali kaydını tamamlar.
Nasıl başlanır?
Mobil uygulama App Store ve Google Play üzerinden indirilir. Masaüstüyle aynı hesapla giriş yaparsınız. Büronuzun verisi olduğu gibi gelir, ayrıca bir kurulum ya da aktarım gerekmez. Uygulamayı dilerseniz Face ID veya parmak iziyle kilitleyerek açarsınız.
İlk gününüzde tek bir alışkanlık edinmek yeter: bir masraf yaptığınızda telefonu çıkarıp girmek. Gerisi kendiliğinden oturur. Ay sonu geldiğinde, doldurulacak bir tablo değil, baştan sona kayıtlı bir büro bulursunuz.
Bu işin UltraLaw'daki karşılığını MasrafX sayfasında görebilirsiniz. Konuyla bağlantılı yazı: Hukuk büroları masraflarını MasrafX ile nasıl yönetiyor?
- Mobil uygulama
- Masraf girişi
- Fiş tarama
- Cari hesap
- Sahada kayıt
Büronuzda da aynı düzeni kurun.