Hukuk bürosunda masraf neden farklı?
Sıradan bir işletmenin masraf kaydı tek katmanlıdır: bir gider çıkar, kayda alınır, dönem sonu raporlanır. Hukuk bürosunda iş bu kadar basit değildir, çünkü çıkan masrafların büyük kısmı işletmenin değil müvekkilin masrafıdır. UYAP harcı, bilirkişi ücreti, dosya posta gideri ve benzerleri başlangıçta büronun kasasından çıkar ama nihai sahibi müvekkildir.
Bunlara büronun kendi gideri (kira, personel maaşı, ofis sarfiyatı) ve büronun geliri olan vekalet ücreti eklenir. Üç ayrı parasal akış aynı işletmenin içinde dolaşır. Mali tablo, ancak bu üçü düzgün ayrılıp ilişkilendirildiği zaman doğru okunur. Standart muhasebe yazılımları bu üçlü ayrımı tanımadığı için hukuk bürolarına genelde uymaz.
MasrafX'in temel yaklaşımı: tek veride üç akış
MasrafX yalnız hukuk büroları için yazılmıştır. Tasarımın temelinde üç parasal akışın aynı veride ama ayrı kategorilerde tutulması yatar. Müvekkil masrafı müvekkilin cari hesabına işlenir. Büro gideri kar zarar tablosuna düşer. Vekalet ücreti büronun gelir kayıtlarına geçer.
Bu ayrım sayesinde müvekkil görüşmesinde, ay sonu kapanışında ve yıl sonu raporunda doğru rakam doğru kalemde görünür. Sonraki bölümler her bir akışın MasrafX'te nasıl ele alındığını ayrıntılı gösteriyor.
Müvekkil masrafı: müvekkilin cebinden çıkacak her şey
Müvekkil masrafı, dosyaya veya müvekkile özel olarak yapılan ve sonra geri tahsil edilen bir kalemdir. UYAP harçları, posta giderleri, bilirkişi ve uzman ücretleri, tebligat masrafları en yaygın örneklerdir. MasrafX'te bir masraf girildiği anda doğrudan ilgili müvekkilin cari hesabına işlenir. Başlangıçtan itibaren bir alacaktır.
Masraf girişi masaüstü uygulamasından, mobilden veya OCR ile fiş tarama yoluyla yapılabilir. Mobilden bir fişin fotoğrafı çekildiğinde tutar ve tarih görüntüden okunur. Avukat yalnız müvekkili seçer. Masraf günün sonuna ertelenmez, yapıldığı yerde kaydedilir.
UYAP harç aktarımı: en sıkıcı işin otomasyonu
Hukuk bürolarında en çok tekrar eden iş harç kaydıdır. UYAP'tan çekilen her harç bir deftere geçirilir, ilgili müvekkilin masraf kalemine eklenir, ay sonunda toplamı çıkarılır. MasrafX bu üç adımı tek bir akışta birleştirir: UYAP'tan çekilen harç doğrudan uygulamaya aktarılır ve ilgili dosyanın altına kendiliğinden işlenir.
Otomasyonun en somut sonucu, harç kaydının ayrı bir iş olmaktan çıkmasıdır. Elle giriş yapılmadığı için atlanan rakam olmaz. Ay sonunda 'bir harç eksik mi?' kontrolü ortadan kalkar. Her harç çekildiği anda kayıt altındadır. Nereden geldiği, hangi tarihte çekildiği ve hangi dosyaya işlendiği uygulamadan görülebilir.
Müvekkil cari hesabı: kalan bakiyenin tek doğru kaynağı
Her müvekkilin tek bir cari hesabı vardır. Müvekkilin borçlandığı kalemler (masraflar, vekalet ücreti tahakkukları) bir tarafa, ödediği kalemler (tahsilatlar, avanslar) diğer tarafa düşer. İki tarafın farkı, kalan bakiyedir. Üretilen değil, okunan bir rakamdır.
Cari hesabın doğal çıktısı müvekkil masraf raporudur. PDF olarak alınır. Müvekkile gönderilen döküm gönderildiği saatteki cari durumu yansıtır. Tahsilat görüşmesi artık tahminle değil, ekrandaki rakamla başlar. Hangi müvekkile hatırlatma yapılması gerektiği belli bir eşiğin üzerindeki bakiyeleri sıralayarak görülür. Alacak böylece yönetilen bir iş olur.
Vekalet ücreti: akdi ve nispi ayrımı
Vekalet ücreti büronun geliridir. Müvekkilin borcu olarak değil, hizmetin karşılığı olarak doğar. İki türü vardır: akdi vekalet ücreti sözleşmeyle belirlenir, nispi vekalet ücreti ise mahkeme kararıyla bağlantılı olarak hesaplanır. MasrafX ikisini ayrı kalemler olarak ele alır.
Akdi sözleşmeler kendi modülünde tutulur. Tahakkuk tarihi, taksitler ve vade gibi bilgiler kayıt altındadır. Nispi vekalet ücreti dosya kararıyla birlikte üretilir. Yıl sonu vekalet ücreti raporunda iki tür ayrı satırlarda görünür. Büronun gelir yapısı sözleşmeli iş ile dava sonucu arasındaki ayrımla okunur.
Büro gideri, kasa ve personel maliyetleri
Müvekkille ilişkilendirilmeyen kalemler de aynı uygulamada yönetilir. Kira, internet, ofis sarf malzemeleri ve benzeri büro giderleri kasa modülünde tutulur. Her kasa hareketi büronun kar zarar tablosuna yansır. Birden fazla kasa veya banka tanımlanabilir. Günlük hareketler ve devir bakiyeleri tek bir yerde durur.
Personel maliyetleri ayrı bir modülde yer alır. Maaşlar, SGK katkıları ve ek ödemeler aylık olarak kaydedilir. Personel maliyetinin büronun toplam giderine etkisi yönetici panosunda doğrudan görünür. Müvekkil masrafı ile büro gideri aynı uygulamada olduğu için, büronun gerçek kar durumu hesaplanması gereken değil, açılınca görünen bir veri olur.
Ekip ve yetki yönetimi
MasrafX çok kullanıcılı çalışır. Bir büroda kaç avukat varsa o kadar kullanıcı tanımlanır. Her kullanıcı kendi rolü ve yetkileriyle giriş yapar. Bir avukat kendi dosyalarını ve kendi müvekkilleriyle ilgili kalemleri görür, başka avukatların ayrıntılarına müdahale edemez. Yönetici tüm büronun tablosunu görür.
Yetkilendirme veritabanı seviyesinde uygulanır, uygulama kodundaki bir hata bile aşamaz. Ortaklı büroda herkes aynı veride çalışır ama kendi alanı korunur.
Raporlar ve otomatik müvekkil e-postaları
MasrafX yönetici panosu, büronun bir bakışta nerede olduğunu gösterir: aylık masraf, tahsilat, kar zarar, en yüksek bakiyeli müvekkiller ile dosyalar. Yıllık ve aylık raporlar ayrıntılı şekilde alınabilir. İhtiyaç duyulduğunda Excel ya da PDF olarak dışa aktarılır.
Tahsilat makbuzu, aylık cari ekstre ve hatırlatma e-postaları büronun belirlediği takvimle gider. Müvekkil düzenli haber alır, büro bu işi elle yapmaz.
Mobil uygulama ve OCR fiş tarama
MasrafX masaüstü uygulamasının yanı sıra iOS ve Android için mobil uygulamaya sahiptir. Mobilden müvekkil bakiyesi sorgulanır, yeni bir masraf girilir, fiş fotoğrafı taranır. Fişin tarihi ve tutarı görüntüden okunur. Avukat yalnız müvekkili seçer.
Mobil OCR özellikle ofis dışında geçen günlerde işe yarar. Bir bilirkişi randevusundan sonra çekilen fiş aynı dakikalarda müvekkilin cari hesabına işlenir. Masraf kaydı günün sonuna ertelenen değil, yapıldığı yerde halledilen bir iş olur.
Veri güvenliği ve KVKK uyumu
Müvekkil verileri şifreli saklanır. Her büronun verisi satır düzeyinde izole edilir. Başka bir büronun masrafı, müvekkili veya tahsilatı sizin sorgunuza hiçbir koşulda dönmez. Bu kontrol uygulama katmanında değil, doğrudan veritabanı tarafında uygulanır.
Müvekkil verileri bakımından veri sorumlusu büronun kendisidir, UltraLaw bu veriler için 6698 sayılı KVKK kapsamında veri işleyen olarak çalışır. Abonelik bilgileri yalnız aboneliğin işletilmesi ve faturalama için işlenir. Pazarlama amacıyla üçüncü taraflara satılmaz. Veritabanı her gün kendiliğinden yedeklenir ve son yedi gün boyunca saklanır. Olağanüstü senaryoda kurtarma işlemini ekibimiz yapar.
Veri taşıma, kurulum ve süren destek
MasrafX'e geçiş çoğu büronun düşündüğünden kısa sürer. İlk gün UltraLaw ekibi büroyla birlikte oturur. Mevcut müvekkil ve dosya kayıtları uygulamaya aktarılır, UYAP bağlantısı kurulur, ekip kullanıcıları rolleriyle birlikte tanımlanır. Bir hafta sonunda büroların çoğu eski Excel dosyasını hiç açmadığını fark eder.
Destek ilişkisi kurulumla bitmez. Yeni bir özellik ihtiyacı ya da bir noktada takılma doğrudan UltraLaw ekibine yazılır. Daha önemlisi, büronun pratiğinden çıkan geri bildirimler sonraki sürümlerde uygulamanın içine girer. Ürün kullanıcısıyla birlikte gelişir.
Sonuç: parçalar birlikte çalışır
MasrafX'in farkı özelliklerin bir arada çalışmasındadır. Üç parasal akışın ayrı ama ilişkili tutulması, UYAP harçlarının kendiliğinden gelmesi, müvekkil cari hesabının tek doğru kaynak olması, ekip yetkilerinin veritabanı seviyesinde uygulanması. Hepsi birbirine bağlı çalışır.
Büronun parası için tek bir kayıt düzeni kurulur. Bu düzen bürolardan gelen isteklerle gelişir.
Bu işin UltraLaw'daki karşılığını MasrafX sayfasında görebilirsiniz. Konuyla bağlantılı yazı: Hukuk bürosu ön muhasebe programı nedir, avukat muhasebe programından farkı ne?
- Müvekkil masrafı
- UYAP harç
- Cari hesap
- Vekalet ücreti
- Raporlar
- Ekip yetkileri
Büronuzda da aynı düzeni kurun.